Convenção Anual do Templo Hikmat Shriner 2017

CONVENÇÃO ANUAL DO TEMPLO HIKMAT SHRINER


PROGRAMAÇÃO 2017
10 e 11 de março 2017 Cuiabá MT


SEXTA-FEIRA 10.03.2107

I. ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA
(Local: Assembleia Legislativa Maçônica do Palácio da Paz/GOEMT - Avenida Historiador Rubens de Mendonça, 4733 – CPA I – Cuiabá-MT)
    1. Abertura (08hs00 – 09hs00)
    2. AGO – Assembleia Geral Ordinária (09hs00 – 11hs00)
        2.1. Apresentação do Relatório de Gestão, do Balanço Patrimonial e do Demonstrativo de Resultado do Exercício de 2016;
        2.2. Leitura dos Pareceres do Conselho Fiscal;
        2.3. Apreciação, discussão e aprovação dos Relatórios;
        2.4. Apresentação, discussão e aprovação do Orçamento de 2017;
        2.5. Posse do DIVAN e do Conselho Fiscal;
        2.6. Leitura do 1º Ato do Potentado: Nomeação dos Oficiais e Diretores e Posse dos mesmos.
    3. Relatório das promoções de atividades filantrópicas (11hs00 – 11hs30)
    4. Assuntos Gerais (11hs30 – 12hs00);
    5. ALMOÇO (12hs00 – 14hs00)
    6. RELATÓRIOS DOS CLUBES
        Os Clubes farão a exposição dos Relatórios do ano de 2016 e os Planos para o ano de 2017, seguindo a sequência abaixo:
        a. Clube Shriner Brasil Central- Cuiabá/MT (14hs30 – 15hs00)
        b. Hikmat Shrine Pantanal Clube- Campo Grande/MS (15hs00 – 15hs30)
        c. Brasil Shriner Clube -Rio Grande do Sul (15hs30 – 16hs00)
        d. Hikmat Shriners Paraíba Clube – Paraíba (16hs00 – 16hs30)
        e. Hikmat Shrine Madeira-Mamoré – Porto Velho/Ro (16hs30 – 17hs00)
        f. Hikmat Shriners Minas Gerais Club – Belo Horizonte/MG (17hs00hs – 17hs30)
    7. ASSUNTOS GERAIS (17hs30 – 18hs00)

II. CERIMÔNIA OFICIAL PÚBLICA DE POSSE DO DIVAN (20hs00)
Local: Salão Nobre do Palácio da Concórdia, do Grande Oriente do Brasil – Mato Grosso, sito à Av. Historiador Rubens de Mendonça, 5560 – Morada da Serra – Cuiabá-MT.

III. JANTAR DANÇANTE OPEN BAR (CERVEJA; VINHO; REFRIGERANTE; COQUETÉIS, SUCOS E ÁGUA) - (21hs00 – 04hs00)
Local: Piso Beleza do Grande Oriente do Estado de Mato Grosso, sito à Av. Historiador Rubens de Mendonça, 4733 – CPA I – Cuiabá-MT.

 

SÁBADO 11/03/2017

IV. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO 2017 DO HIKMAT SHRINERS E CLUBES
    1. Grupos de Planejamento (08hs30 – 11hs30)
    2. Encerramento (11hs30)

V. ALMOÇO DE CONFRATERNIZAÇÃO DOS CLUBES (12:30H)

 


Atividades com os Grupos de Planejamentos no dia 11/03/2017, conforme programação:

    1. Serão formados grupos de planejamento com o objetivo de elaborar o planejamento estratégico do HIKMAT, tendo por base o planejamento dos clubes. No planejamento estratégico, tanto dos clubes quanto do Templo Hikmat, será utilizada a seguinte metodologia:
      1.1 Considerando nossas forças e fraquezas, ameaças e oportunidades, os grupos deverão desenvolver percepções de cenários possíveis para o futuro. Deverão apresentar cenários com 03 (três) visões: uma visão otimista, uma mediana e uma visão pessimista.
         1.2. Com base nos cenários possíveis, os grupos devem:
a. estabelecer nossos propósitos organizacionais;
b. definir os objetivos a serem perseguidos para concretizar nossos propósitos organizacionais (proposta de valores = quais produtos entregamos aos nossos clientes/comunidade);
c. identificar as iniciativas estratégicas para execução das iniciativas;
d. definir as responsabilidades para execução das iniciativas estratégicas;
e. construir a matriz de contribuição para a consecução dos objetivos;
f. definir a sistemática de monitoramento das iniciativas estratégicas estabelecidas, quais sejam: forma, responsabilidades e periodicidade da execução.


METODOLOGIA QUE SUBSIDIARÁ A ELABORAÇÃO DO PLANO ESTRATÉGICO DO TEMPLO HIKMAT SHRINERS

1. CENÁRIO ATUAL

1.1 APRESENTAÇÃO
A Shriners foi criado primeiramente com o objetivo de um clube de recreação e integração dos Irmãos e, posteriormente com o objetivo de atender crianças, em hospitais próprios, de 0-18 anos em ortopedia, fendas palatais, etc.

Atualmente, a Shriners International conta com uma rede formada por 22 hospitais, sendo 20 nos EUA, um no Canadá e um no México, além de uma Clínica na Cidade de Tijuana no México, que atende a demanda pelos atendimentos hospitalares dentro de suas especialidades. Essa rede disponibiliza atendimentos para as demandas mundiais, inclusive as provenientes do Brasil.

No Brasil estamos apenas começando, mas já tivermos a oportunidade de atender diversas demandas tanto aqui, por cirurgias realizadas na rede hospitalar de Cuiabá, quanto por demandas que já nos foram disponibilizadas nos E.U.A.

Os pacientes locais são atendidos mediante parcerias com clínicas, hospitais e profissionais da saúde voluntários, e são viabilizados com a ajuda e apoio das Instituições privadas. Temos tido um determinante e crescente apoio por parte da rede hospitalar, bem como dos médicos Shriners e não Shriners para a nossa causa.

Nosso objetivo a longo prazo (10 anos), é construir um Hospital, porém, no curto e médio prazo (até 5 anos), queremos disponibilizar atendimentos em casos menos graves, como já é realizado em Cuiabá, bem como, selecionar pacientes para enviar para os EUA, que já nos disponibilizaram vagas, o que também já estamos fazendo.


1. 2. ESTRUTURA
Atualmente o Templo Hikmat Shriners, com sede em Cuiabá/MT, é o único Templo Shriner na América do Sul, e conta com uma Diretoria (DIVAN) formada por membros de diversos Clubes.

O Templo Hikmat Shriners é formado por 6 (seis) Clubes, sendo: Clube Hikmat Shrine Brasil Central, com sede em Cuiabá, Estado de Mato Grosso; Hikmat Shrine Pantanal Club, com sede em Campo Grande, Estado de Mato Grosso do Sul; Hikmat Shrine Madeira-Mamoré, com sede em Porto Velho, Estado de Rondônia; Hikmat Shriners Paraíba Club, com sede em Campina Grande, Estado da Paraíba; Brasil Shriners Clube - RS, com sede em Porto Alegre, Estado do Rio Grande do Sul e finalmente Minas Gerais Shrine Club, com sede em Belo Horizonte, Estado de Minas Gerais.

1.3. CONSTRUÇÃO DE CENÁRIOS

1.3.1. Construir cenários:
Com base na nossa estrutura e realidade devemos prospectar os vários cenários possíveis, levando em consideração as variáveis políticas, sociais, econômicas, geográficas que se nos apresentam.

1.3.2. Objetivos e Metas:
Uma vez estabelecidos os cenários possíveis, devemos estabelecer os objetivos e metas para as atividades dos clubes, bem como para a consolidação do Templo Hikmat Shriners.

Alguns dos objetivos devem ser:
     i. quantos novos iniciados para os próximos anos;
     ii. quais atividades serão desenvolvidas no sentido de integrar os Nobres;
     iii. quais atividades serão promovidas no sentidos de angariar recursos para o suporte das atividades da entidade;

A título de exemplo, já temos definidos para o Templo, com a colaboração dos clubes, o seguinte objetivo: construção de uma clínica em Cuiabá.

Muitos outros objetivos poderão e deverão ser definidos para o curto, médio e longo prazo dos Clubes e do Templo.

 

2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PARA O QUINQUÊNIO 2017-2021

I. OBJETIVOS IMEDIATOS:

OBJETIVO 1: Consolidar o Templo Hikmat
Exemplo de medidas para o alcance do objetivo:
Medida 1 - Iniciar 1.000 Irmãos até dez/2021.
Medida 2 - Realizar atividades (show/jantar/bazar/leilão) para arrecadar fundos para manter os clubes, o Templo e para o Fundo de Transporte de pacientes
Medida 3 - Realizar propaganda institucional nos diversos canais midiáticos tendo por objetivo tornar o Shrine conhecido na comunidade;
Medida 4 - Criar 12 novos clubes até dez/2021nos municípios X, Y e Z.
Que outras medidas mais são necessárias para consolidar o Templo e os Clubes?

OBJETIVO 2: Ampliar a rede de atendimento internacional
Medida 1: Participar de congressos e convenções dos Shriners no exterior.
Medida 2: Promover e/ou participar de encontros com os parceiros internacionais.

OBJETIVO 3: Ampliar o atendimento, em Cuiabá, às crianças de 0-18 anos na área de ortopedia, nos casos menos graves
Medida 1: Selecionar e capacitar médicos na área de ortopedia.
Medida 2: Ampliar e consolidar parcerias com hospitais e clínicas parceiras para prestar atendimento.

OBJETIVO 4: Ampliar o atendimento internacional (EUA, Canadá e México) para crianças de 0-18, na área de ortopedia, queimados, lesões raquimedulares e deformidades congênitas lábio-palatais, nos casos mais graves
Medida 1: Divulgar as potencialidades de crescimento do HIKMAT, bem como do Shriners no Brasil, em eventos internacionais, principalmente na rede hospitalar do Shriners Hospital for Children.
Medida 2: Realizar eventos de porte internacional no BRASIL para associados da rede internacional.

 

II. OBJETIVOS DE MÉDIO PRAZO:

OBJETIVO 1: Construir uma clínica em Cuiabá
Medida 1: Elaborar o orçamento necessário para a construção da clínica.
Medida 2: Viabilizar recursos para a construção da clínica.


OBJETIVO 2: a definir
Medida 1:______________________________________________
Medida 2: ______________________________________________

 

3. O CICLO PDCA

O ciclo de gestão contempla o Planejamento, Execução, Monitoramento e Avaliação (PDCA – plan, do, check and action);
Após realizar o planejamento, iniciamos a execução e o monitoramento e, por fim, temos de avaliar;
Para mensurar o alcance dos objetivos precisamos construir indicadores para cada objetivo estratégico.

Figura II PDCA

3.1. INDICADORES PARA O OBJETIVO ESTRATÉGICO
CONSOLIDAÇÃO DO TEMPLO HIKMAT SHRINERS:
   i. Reconhecimento das atividades do Templo.
   ii. Após definir os indicadores, temos de acompanhá-los periodicamente;
   iii. No final de um período determinado, avaliar os indicadores.
   iv. Se o objetivo não estiver sendo atingido, rever as medidas.

3.2. PARA A ELABORAÇÃO DOS CENÁRIOS:
A construção de cenários de futuro permite ao planejador traçar caminhos levando em consideração aspectos do contexto externo à organização, garantindo a factibilidade dos planos. Quando não se busca entender as possibilidades reais de cenários para o futuro, corre-se o risco de elaborar planos distantes da realidade em tal medida que a execução dos mesmos fica prejudicada ou até mesmo impossibilitada.

Não obstante, a construção de tais cenários possíveis pode ser realizada a partir de inúmeras metodologias, muitas das quais testadas e embasadas empiricamente. Cabe ao gestor, então, adotar aquela que considerar adequada às necessidades de sua organização e, mais importante, às possibilidades da equipe que estará envolvida no processo, o que será determinado essencialmente pelo conjunto de habilidades e conhecimentos da mesma para a previsão dos cenários.

Assim, para a discussão dos cenários alternativos para o próximo quinquênio, sugerimos:
   i. Elaboração de três textos de cenários alternativos de futuro, por três diretores da HIKMAT (um para cada cenário);
   ii. Agendas para discussão de cenários de futuro e dos fatores críticos a serem considerados na construção dos mesmos;
   iii. Consolidação das três alternativas de cenários;
   iv. Seleção do cenário mais provável.

A figura abaixo apresenta um resumo gráfico desse processo metodológico:

 

Figura 1. Processo metodológico para seleção do cenário mais provável


3.2.1.Elaboração de três cenários alternativos
O trabalho de construção dos cenários se inicia com a elaboração de um primeiro texto-base, em que se constrói um cenário detalhado de futuro a partir de variáveis-chave para o negócio (atendimentos? / construção do Hospital?). Esse texto base deverá ser repassado a dois diretores para, considerando as variáveis inicialmente identificadas, construir propostas alternativas, observada a estrutura lógica do texto inicial.

O produto final desta primeira etapa, portanto, será o conjunto de três cenários alternativos de futuro, com basicamente as seguintes características:
   a. Cenário I – levemente 'negativo';
   b. Cenário II – intermediário, levemente 'positivo';
   c. Cenário III – positivo.

3.2.2. Oficinas para discussão dos cenários de futuro e dos fatores críticos (para o Hikmat)
Paralelamente à construção dos cenários alternativos, realizar oficinas de trabalho com os demais associados, para discussão dos cenários.
   i. Definir os fatores críticos que influem no negócio Hikmat.
   ii. Para cada fator crítico identificado, delinear os subfatores que o afetam.
   iii. Validar os fatores críticos e subfatores identificados.
   iv. A partir da análise específica de cada fator crítico e seus subfatores, iniciar a discussão dos cenários de futuro.
   v. Por fim, para construir os cenários, categorizar cada fator por níveis de probabilidade de ocorrência.

3.2.3. Consolidação das três alternativas de cenários
Utilizando os insumos gerados nas oficinas de trabalho, e os três textos elaborados pelos diretores, consolidar as três alternativas de cenários, validar as versões finais dos textos e selecionar o cenário mais provável.

3.2.4. Seleção do cenário mais provável
O cenário definido será utilizado como uma das bases fundamentais para a revisão da Agenda Estratégica da Hikmat para o próximo quinquênio.
Cada diretor faz uma explanação do conteúdo de cada alternativa de cenário, feita pelos relatores das mesmas, realizar uma discussão em plenária de qual seria o cenário mais provável. A partir da fala dos relatores, das contribuições da equipe e do esclarecimento de dúvidas, os textos deverão ser submetidos à votação e selecionado o cenário mais provável.

3.2.5. A questão nuclear é estabelecer o que seria essa situação futura desejada
Isso passa pela identificação das legítimas demandas das partes interessadas, do valor público necessário à produção do bem comum, a partir dos quais é possível derivar as variáveis que requerem compreensão.

É assumido, para fins de elaboração dos possíveis cenários de atuação, que o Hikmat produz valor público quando é capaz de prestar atendimento ortopédico à crianças de 0-18 anos.

Também é seu propósito integrar associados das diversas lojas / países. Nota-se que a produção e entrega de valor público envolve a gestão de múltiplas variáveis e diferentes ambiências. Predizer ou prever os possíveis comportamentos dessas variáveis no futuro é exercício complexo e importante para direcionar e planejar a ação organizacional, pois amplia a compreensão do ambiente e as possibilidades de correção de rumos à medida que as condições iniciais adotadas no momento explicativo do planejamento se alterem, o que reduz surpresas e diminui improvisos na gestão.

No esforço de identificação das variáveis ambientais relevantes para o Hikmat, são de maior relevância a identificação das principais variáveis ou fatores críticos, podendo ser: variáveis econômica, política, social, tecnológica, organizacional, etc..
Esperamos que essa atividade seja completa, pois é de grande importância termos o planejamento bem sólido, para focarmos nos nossos objetivos.

A metodologia está sendo enviada com antecedência para que os Clubes já possam chegar na Assembleia com as informações e objetivos propostos, o que facilitará o desenvolvimento do planejamento, tanto com eficiência de tempo, como uma elaboração mais precisa e participativa dos Clubes e Nobres Shriners.

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